La mejor pregunta no es sólo "¿Cuánto costará el camión?" Es: "¿Cuánto costará llevar el material desde donde está ahora hasta donde el proyecto lo necesita, sin crear un problema de cronograma?"
La información principal necesaria para una cotización de transporte solar
La mayoría de las cotizaciones de transporte de energía solar comienzan con los mismos conceptos básicos que cualquier movimiento de carga: origen, destino, fechas, dimensiones, peso y producto. Para proyectos solares comerciales y de gran escala, esa es solo la primera capa.
La cotización también debe tener en cuenta la ruta del proyecto. Muchos envíos solares de gran tamaño se importan en contenedores, se transportan desde el puerto hasta un almacén, se almacenan hasta que el proyecto esté listo, se colocan más cerca de la ventana de construcción y se entregan al lugar de trabajo en oleadas programadas.
| Detalle de cotización | Qué proporcionar |
|---|---|
| Rol del proyecto | Contacto de desarrollador, EPC, adquisiciones, logística, analista o propietario |
| Origen del envío | Proveedor extranjero, puerto, almacén, proveedor nacional o ubicación de almacenamiento actual |
| Términos de transferencia | Ya sea que el material sea DDP al sitio, DDP al almacén, recogida en puerto o flete administrado por el comprador |
| Ubicación del proyecto | Dirección del lugar de trabajo, código postal, instrucciones de la puerta y contacto del sitio |
| Equipo | Módulos, racks, inversores, transformadores, disyuntores, cables, baterías o material mixto |
| Volumen | Contenedores, paletas, camiones, tamaño de megavatios o fase del proyecto |
| Embalaje | Palets, cajas, patines, fardos, bobinas, contenedores, apilables o no apilables |
| Dimensiones y peso | Dimensiones empaquetadas y peso total por unidad o carga |
| Momento | Fecha de llegada, fecha de inicio del proyecto, ventana de entrega y camiones necesarios por día |
| Almacenamiento o acopio | Ya sea que el material vaya directamente al almacén o mediante un plan de preparación |
| Acceso al sitio | Estado del camino, puerta de acceso, sala de camiones, caminos de un solo sentido, barro, lluvia, espacio de descanso |
| Descarga | Quién descarga, qué equipo está disponible y cuántos camiones puede recibir el sitio |
| Necesidades de inventario | Informes de inventario a nivel de proyecto, proceso de lanzamiento, fotografías, publicaciones seriadas o documentación de auditoría |
La clave es separar lo que se sabe de lo que aún se desconoce. Al principio de un proyecto, es posible que no se pueda determinar el número exacto de camiones, la ubicación del almacén, la secuencia de entrega o la duración del almacenamiento. Eso es normal. Pero esas incógnitas deben discutirse antes de que la cita sea considerada definitiva.
¿Para quién es realmente esta cita?
El lector principal de esta publicación suele ser un desarrollador solar, EPC, líder de adquisiciones, coordinador de logística o analista que intenta planificar un próximo proyecto. En proyectos reales, la persona que solicita el presupuesto puede no ser una persona de logística a tiempo completo. Puede ser un gerente de adquisiciones que compró el equipo y de repente es responsable de almacenarlo, prepararlo y entregarlo.
Eso importa. Una buena cotización debería ayudar al equipo del proyecto a comprender el plan, no a enterrarlos en la jerga del transporte.
El proyecto puede ser un trabajo comercial más pequeño, pero el mayor problema suele aparecer en proyectos más grandes. Estos pueden variar desde decenas de megavatios hasta oleoductos a escala de gigavatios donde el plan de transporte no es un solo envío. Es una secuencia de llegadas de contenedores, recibos de almacén, liberaciones de inventario, cargas de camiones salientes, citas de sitios y excepciones de entrega.
En esos proyectos, la pregunta rara vez es: "¿Alguien puede mover esta carga?" La pregunta es: "¿Puede el material llegar, asentarse, prepararse y entregarse en el orden correcto sin ralentizar la construcción?"
Cotización de flete básica versus cotización de flete para proyecto solar
Una cotización de flete básica generalmente fija el precio de un envío desde el punto A al punto B. Se supone que el flete está listo, los lugares de recogida y entrega pueden manejar el camión y el cronograma es bastante sencillo.
La cotización de flete de un proyecto solar tiene más partes móviles. Puede incluir contenedores importados, acarreo desde el puerto, almacenamiento, almacenamiento a largo plazo, inventario de régimen Safe Harbor, informes a nivel de proyecto, preparación y entrega en la última milla a un sitio de trabajo que aún está en construcción.
También hay una capa de comunicación que importa más de lo normal. El flete del proyecto solar está vinculado a los contratistas, el personal, la preparación del sitio, los permisos, el clima y los hitos de la construcción. Es posible que un carril solo funcione durante uno o dos meses mientras se construye el parque solar y luego no vuelva a funcionar nunca más. Esto hace que la planificación sea más personalizada que la de un carril de carga rutinario.
Detalles que más importan para una cotización precisa
Los detalles más importantes son los que afectan el costo total, no sólo la tarifa del camión.
Comience con el tiempo. ¿Cuándo llega el producto? ¿Cuándo comienza el proyecto? ¿Cuándo necesita realmente el sitio material? ¿Cuántos camiones por día puede recibir el sitio? Cuanto más lejos esté el proyecto, menos seguro será el mercado del transporte. Las tarifas de almacenamiento pueden ser más estables, pero un proyecto retrasado aún puede aumentar el costo total de almacenamiento porque el material permanece más tiempo.
A continuación, defina el flete físico. Proporcione las dimensiones del paquete, el peso total, la cantidad de paletas o contenedores, el tipo de equipo y si la carga es apilable, frágil, de alto valor, larga, pesada, llena de aceite, relacionada con baterías o difícil de manejar.
Luego defina las transferencias. ¿El material proviene de un proveedor extranjero a un puerto de EE. UU.? ¿Es el vendedor responsable de la entrega DDP al sitio o sólo al almacén? ¿El comprador asume el título y el riesgo antes de que el proyecto esté listo? ¿Es necesario trasladar el material del puerto al almacén y luego del almacén al sitio?
Esos traspasos pueden cambiarlo todo. DDP al sitio suena limpio, pero en un proyecto grande puede ser difícil si el sitio está retrasado, embarrado, bloqueado por permisos o solo puede recibir una cantidad limitada de camiones cada día. En algunos casos, el DDP a un almacén con un plan de última milla controlado le da al propietario más control sobre la entrega del proyecto.
Lo que la gente suele olvidar incluir
La gente normalmente sabe dónde está el proyecto. Lo que a menudo aún no saben es cómo fluirá el material hacia el proyecto.
Los detalles faltantes comunes incluyen:
Esos detalles importan porque pueden cambiar el plan. Una entrega directa al sitio puede parecer simple en papel, pero si el sitio no está listo, es posible que el proyecto necesite almacenamiento o preparación.
Problemas de acceso al sitio que se deben mencionar por adelantado
Sea transparente sobre el sitio. Si no hay un camino terminado, dígalo. Si la lluvia convierte la entrada en barro, dígalo. Si sólo pueden entrar ciertos camiones, dígalo también.
La cotización debe tener en cuenta:
- Estado del camino hacia el proyecto.
- Barro, lluvia o problemas de acceso estacionales
- Requisitos de acceso a la puerta y check-in
- Espacio para que los camiones entren, giren y salgan
- Caminos de un solo sentido
- Zona de tendido o descarga
- Espacio de acopio local
- Atasco o congestión alrededor de la actividad de construcción.
- Límites de recepción diaria
- Restricciones de fin de semana o fuera de horario
Estos no son pequeños detalles. Si los camiones llegan y no pueden realizar entregas porque la carretera no está lista o el sitio está atascado, la cotización puede cambiar mediante detención, escala, nueva entrega, almacenamiento o reprogramación.
Camiones por día es un detalle de cotización
Para proyectos grandes, la cotización no solo debe preguntar cuántas cargas de camión se necesitan en total. Se debe preguntar cuántos camiones se deben mover por día y cuántos puede recibir el sitio por día.
Un proyecto con 300 o 400 camiones no es sólo una gran cantidad. Si el sitio necesita ocho camiones por día, de lunes a viernes, desde un almacén a 3000 millas de distancia, el plan de transporte debe tener en cuenta el tiempo de tránsito, los horarios del fin de semana, la cadencia de carga, las escalas, las citas de entrega y la capacidad de respaldo.
Es por eso que la entrega directa al sitio a larga distancia puede resultar difícil. Las matemáticas pueden funcionar en una hoja de cálculo, pero el mundo real todavía tiene horas de conducción, clima, combustible, congestión del sitio y períodos de citas perdidas.
Si un proyecto necesita un flujo constante de camiones, indíquelo en la solicitud de cotización. Luego, un proveedor de logística puede fijar el precio de la mudanza como un flujo de proyecto controlado en lugar de un montón de tarifas de carga de camión separadas.
Cuando el almacenamiento o la acopio es mejor que la entrega directa
La entrega directa parece eficiente, pero para grandes proyectos solares puede ser arriesgada si el tiempo es ajustado. Tratar de enhebrar la aguja desde un fabricante, tránsito en el extranjero, puerto, almacén y lugar de trabajo final en una secuencia de entrega perfecta deja muy poco lugar a demoras.
El almacenamiento o la preparación suelen ser mejores cuando el cronograma del proyecto es incierto, cuando el material llega antes de que el sitio esté listo o cuando el sitio solo puede recibir una cierta cantidad de camiones por día.
Si el proyecto necesita un buffer controlado, comience con la definición de un patio de acopio solar y las funciones operativas que separan la acopio del terreno abierto.
Lo ideal es que el proyecto tenga el producto a mano antes de que el equipo de construcción lo necesite. Entonces la carga se puede liberar en oleadas planificadas en lugar de resolverse en vivo mientras los contenedores, los camiones, las tripulaciones y las condiciones del sitio se mueven al mismo tiempo.
La geografía del almacén también es un problema matemático. Un almacén más cercano al puerto puede reducir los costos de entrada. Un almacén más cercano al lugar de trabajo puede reducir el riesgo en el último tramo. Un almacén interior puede tener costos de almacenamiento más bajos, pero el transporte adicional puede compensar o no los ahorros. La respuesta correcta depende de dónde ingresan los productos al país, cuánto tiempo permanecerán reposados y dónde se construirá el proyecto.
Aquí también es donde los plazos de impuestos, incentivos y compras pueden cruzarse con la planificación logística. Esas decisiones deben revisarse con los asesores legales y fiscales adecuados, pero el equipo de logística aún necesita saber cómo el tiempo afecta la duración del almacenamiento, el movimiento, los informes de inventario y el costo.
Por qué cambian las cotizaciones de carga solar
Las cotizaciones de flete solar cambian cuando cambian los supuestos detrás de la primera cotización.
El transporte de mercancías de larga distancia también está expuesto a los cambios del combustible y del mercado. Una cotización para un envío que se desplaza a lo largo del país puede ser más sensible al diésel y a los cambios de capacidad que un traslado regional más corto.
El equipo especial necesita más detalles
Los proyectos solares suelen incluir más que módulos. Los transformadores, inversores, disyuntores, estanterías, cables y baterías pueden cambiar la cotización.
Transformadores llenos de aceite
La cotización puede necesitar instrucciones de almacenamiento, requisitos de interiores o exteriores con sombra, necesidades de aparejo, acceso a grúas o montacargas pesados, requisitos de inspección y cualquier inquietud sobre fugas o contención.
Baterías o componentes BESS
La cotización puede necesitar requisitos de OEM, revisión de materiales peligrosos o materiales peligrosos, restricciones de temperatura o manipulación, requisitos de seguro y una responsabilidad clara por el almacenamiento y la entrega final.
Tubos de torsión y estanterías
Es posible que la cotización necesite detalles sobre longitud, recuento de paquetes, requisitos de plataforma y secuencia del lugar de trabajo, porque las estanterías suelen ser específicas del proyecto.
Si el equipo cuenta con instrucciones de almacenamiento del fabricante, enviarlas junto con la solicitud de cotización. No espere hasta después de fijar los precios para mencionar que un transformador debe estar en interiores o que un envío de baterías tiene requisitos de manipulación especiales.
Un proveedor versus múltiples proveedores
Uno de los problemas más comunes en los proyectos es dividir el almacenamiento y el transporte entre proveedores separados sin un plan de coordinación claro.
Eso puede funcionar, pero alguien necesita hacerse cargo del traspaso. ¿Quién programa la salida de los camiones? ¿Quién libera el inventario? ¿Quién confirma las citas? ¿Quién maneja las recogidas perdidas, los retrasos en el sitio, las detenciones y las excepciones de entrega? ¿Quién proporciona informes cuando el equipo de adquisiciones pregunta dónde está el material?
Cuando un equipo integrado gestiona el almacenamiento y el transporte, el proyecto suele tener menos problemas de transferencia. Si se utilizan proveedores separados, la solicitud de cotización debe especificar quién es responsable de cada parte del flujo.
Esto es especialmente importante para equipos de adquisiciones pequeños. Si dos personas administran módulos, equipos de alto voltaje, rastreadores, almacenamiento, cronogramas de entrega e incorporación de proveedores, el socio logístico tiene que reducir la carga de trabajo, no crear otro trabajo de coordinación.
Solicitud de cotización incorrecta versus solicitud de cotización buena
Una solicitud de cotización débil suena así:
"Necesitamos precios para trasladar los paneles solares desde el almacenamiento al sitio de nuestro proyecto".
Esa solicitud es demasiado débil. No dice cuánto material se está moviendo, qué tan rápido lo necesita el sitio, si la carga es importada, si ya está almacenada o qué puede recibir realmente el sitio de trabajo.
Una mejor solicitud de cotización suena así:
"Hemos importado módulos solares actualmente almacenados y necesitamos una entrega por etapas a un sitio de proyecto de más de 100 MW. El sitio solicita varios camiones por día, de lunes a viernes. La entrega es directa a un sitio de construcción activo con acceso por camino de tierra, programación de citas y riesgo climático. Indique el transporte del proyecto, la capacidad de respaldo y cualquier escala, detención o supuestos accesorios".
Otra buena solicitud podría ser:
"Estamos comprando equipos en el extranjero y es posible que no recibamos términos de DDP para el sitio. Necesitamos apoyo con la coordinación marítima o portuaria, el acarreo al almacén, el almacenamiento, la presentación de informes de inventario por proyecto y la eventual entrega en el sitio. El cronograma del proyecto no es definitivo, así que separe los costos presupuestarios de almacenamiento y transporte de entrada y salida".
Ambas solicitudes hacen que sea más fácil fijar el precio del proyecto real en lugar de un traslado de camión genérico.
Preguntas que debe hacer antes de una llamada de cotización real
Antes de solicitar una cotización, recopile respuestas a estas preguntas:
- ¿Dónde está el producto ahora?
- ¿Está en el extranjero, en un puerto, en un almacén o en un proveedor nacional?
- ¿Qué son los Incoterms u obligaciones de entrega?
- ¿Qué parte del proyecto necesita cotización?
- ¿Cuántos contenedores, paletas, camiones o megavatios están involucrados?
- ¿Cuándo llega el material?
- ¿Cuándo comienza el proyecto?
- ¿Cuántos camiones por día quiere el sitio?
- ¿Cuántos camiones por día puede descargar realmente el sitio?
- ¿Tiene el sitio un camino utilizable, una puerta y un área de descanso?
- ¿Ya se ha organizado el almacenamiento o la acopio?
- ¿El material necesita seguimiento de inventario a nivel de proyecto?
- ¿Están disponibles las instrucciones de almacenamiento del fabricante?
- ¿El almacenamiento y el transporte están a cargo de un solo proveedor o de proveedores separados?
- ¿Necesita una opción de respaldo en caso de que falle el plan actual?
Si se desconocen varias respuestas, eso no es un fracaso. Simplemente significa que la primera conversación debe ser una llamada de planificación, no una llamada de reserva final.
Lista de verificación de cotización de carga solar
Antes de solicitar una cotización de flete solar, reúna:
Antes de reservar, confirma qué incluye la cotización y qué podría cambiar. Pregunte específicamente sobre el tiempo de almacenamiento, detención, nueva entrega, escala, combustible, accesorios, preparación, seguro, informes y qué sucede si el sitio no está listo. Utilice el guía de costos de preparación del sitio para probar supuestos de clima, acceso, descarga y recuperación.
Siguiente paso
Utilice el Guía de costos de logística solar para convertir estos datos de cotización en un presupuesto completo. Equipos de adquisiciones puedo usar ese alcance para comparar transporte de equipos solares propuestas basadas en los mismos supuestos.
Después de leer este artículo, el siguiente paso es programar una llamada de cotización con anticipación. Cuanto antes se lleve a cabo la conversación, más fácil será resolver las incógnitas, evitar los problemas observados en otros proyectos y decidir si el proyecto necesita entrega directa, almacenamiento, preparación o un plan completo de puerto a sitio.
No esperes hasta que los camiones ya estén en movimiento para resolver las partes difíciles. Es mucho más fácil fijar el precio y gestionar la logística solar cuando el equipo del proyecto analiza todo el camino antes de que el material se quede en el lugar equivocado, esperando el plan correcto.
Organiza los supuestos abiertos con el Lista de verificación de preparación de costos, o solicitar una consulta de proyecto para revisar el alcance de la cotización antes de comprometer el flete.