機械は安全な倉庫に保管されつつ、その記録は再調和が難しい状態を維持する。安全なホライズム保管プログラムにおいては、所有者は受入、保管、出庫承認された機械について明確な記録を必要とし、その過程において例外を維持しなければならない。
Safe Harbor倉庫は、合意した受領記録、設備識別情報、在庫状況、保管・引渡し履歴、出庫承認、出荷書類を提供すべきです。税務・法務上の判断に必要な証拠は、プロジェクトの専門家が定義する必要があります。
実際のテストは、誰かが仕入書類から倉庫受領書へと最終出庫承認までを追跡できるかどうかである。そのつながりのない月間合計は、弱い出発点である。
記録が答えるべき質問から始める
ソフトウェアまたはレポート頻度を決定する前に、所有者が運用上必要な事実を定義しなければなりません。
- どの設備が予定されていたのか、そしてどの注文に基づいていたのか？
- 実際に到着した物は何か、そしていつ受け取られたか？
- 受け取った単位が供給元の記録と関連付けられている識別子はどのようなものか？
- 現在、設備はどこにあり、利用可能か、割り当てられているか、または保留されているか？
- 各出庫承認は誰が承認したのか、実際に輸送されたのは何なのか？
- どのような不一致がまだ解決されていないのか？
所有者のアドバイザーが追加の証拠提出要件を指定する。『安全ハーバー』はプロジェクトの文脈にあり、書面による文書指定の代替とはならない。本記事は倉庫記録について述べており、採購または貯蔵の仕組みが税優遇に該当するかどうかを決定するものではない。
法的実体、設備所有者、購入参照、およびプロジェクト割当を、その違いが重要である場面では別々のフィールドとして保持します。倉庫システムにおいて在庫をプロジェクトに割当することは運用指示に過ぎず、自動的に所有権の移転を証明するものではありません。
受入パッケージは、期待されるものと観察されたものとの違いを区別すべきである。
入庫記録は倉庫の自らの証拠連なりの始まりである。それは単にその入荷荷物の予想数量をコピーするのではなく、入荷荷物に接続すべきである。
| 記録 | どのような運用上の基準を確立すべきか |
|---|---|
| 輸送の予約通知またはパッキングリスト | 供給元が述べたのは、来るものだった |
| 到着記録 | キャリア、設備参照、予約、および実際の到着 |
| 入庫記録 | 数値、入庫記録日、状態の観察、および受取人 |
| 識別情報ファイル | ハンドリングユニットが製品および供給元識別子にどのように接続されるか |
| 例外記録 | 不足、損傷、ラベルの不一致、またはその他の解決されていない問題 |
| 証拠画像 | 合意された検査地点で確認できたもの |
報告書の「受領済み」が何を意味するかを明確にしてください。トラックが到着したこと、未開封のパレットを荷下ろししたこと、個々の単位を確認したことのいずれかかもしれません。証拠としての価値が異なるこれらの出来事を、その違いが分からなくなる同じ名称で記録してはいけません。
写真は、輸送または扱い単位の参照および観察時間に紐づけられるべきである。後で数ヶ月後に誤りが発覚した際、ラベルのない画像のフォルダは使いにくくなる。
パッキングに合わせた識別方法を対応させます
個々のモジュールのスキャン、パレットラベル、工場パッキングファイル、およびコンテナの参照情報は、識別チェーンの異なる部分を形成する。倉庫は、どの情報が直接取得され、どの情報が供給業者による関係に基づいているかを説明すべきである。
たとえば、メーカーは特定のモジュールのシリアル番号を工場のパレットと関連付けるファイルを提供する可能性があります。倉庫がそのパレットを完全に受け取った場合、そのプロセスはパレットの識別を検証し、ファイルを照合する可能性があります。そのような方法が受け入れられるかどうかは、プロジェクトが求めている証拠の内容およびマッピングの信頼性に依存します。
パッケージングを開けることにより報告の定義が不明な好意的な要望を満たすことはしない。入庫前に、識別要件、処置方法、メーカーの指示、労働業務範囲、および例外事項の対応について合意する。
SEIAの 太陽電池供給連鎖のトレーサビリティプロトコル 供給チェーン全体における識別情報およびサポート記録を管理する。倉庫の貨物保管責任ファイルは、そのより広い連鎖の一部に過ぎず、スキャンによる確認は材料の由来を独立して確立したり、上流の適合性に関する問題を解決したりしない。
在庫の状態は数量とは別に管理する。
レポートは正しい数量を示すものの、建設チームを誤導する可能性があります。材料は存在しているかもしれませんが、別の出庫承認のために予約されているか、識別を待っているか、または条件例外のため保留されている可能性があります。
有用な在庫輸出は、実物在庫、利用可能な在庫、割り当てられた在庫、および保持在庫を区別します。正確なラベルは変動する可能性がありますが、その定義は合意され、一貫性を持つべきです。
必要に応じて、倉庫の場所、最新で確認されたイベント、関連する例外、および出庫承認の参照を含めてください。内部移動がどのように記録されるか、およびそのアイテムが保留状態にあるときにもピッキングが可能かどうかを確認してください。報告書の見た目よりも、制御が同等に重要です。
文書の記載を越える貯蔵要件については、以下のを使用する。 太陽電池設備の倉庫保管ガイド.
例示：ラベルの問題をもつ短距離輸送
架空の例を考えます。出荷通知には20パレットと記載されていますが、入庫担当者が荷下ろししたのは19パレットで、そのうち一つのラベルは読めません。
最初の受領記録には、予定は20パレット、確認できたのは19パレット、そのうち一パレットの識別情報が未確認という三つの事実を残すべきです。提供業者は、照合せずに出荷通知を在庫へ取り込んで「20パレットが利用可能」としてはいけません。
例外手続きには次が含まれる可能性があります：
- 輸入輸送に係る欠品記録。
- 写真および読み取れないパレットに対する一時的識別子。
- サポートされない割当または出庫承認を防ぐための保留。
- 供給者決済責任を負う当事者。
- 日付の古い決議書に、その支持資料が添付されている。
供給元が以降、読み取れないパレットが輸送品に属するものであると確認した場合、元の観察および修正履歴を維持する。パレットが後に到着した場合、その実際のイベント日をもとに別々の入庫記録を記録する。目的は説明可能な記録であり、そのすべてが常に正確に見えるスプレッドシートではないことである。
出庫承認には権限と輸送記録が必要です
出荷指示は、素材、目的地、数量、要求日、および承認された申請者を明確にすべきである。変更の承認方法および廃却された指示が如何に保持されるかを定義すべきである。
その指示をピック確認および荷物の積み込み記録に結びつけます。その後、輸送の詳細を運送業者による書類および目的地の受入証拠に結びつけます（存在する場合）。現場が在庫不足または状態に関する問題を報告した場合、その例外は同じ輸送記録に属します。
倉庫は、請求が割当または保留と衝突した場合に何が起こるかを説明すべきである。不明な連絡先からの出庫指示は、所有者の合意した権限リストを静かに上書きすべきではない。
契約開始前にレコードのアクセスと保存期間を設定する
誰が記録を閲覧・エクスポートできるか、定期報告が更新される頻度、および即時通知をトリガーにするイベントを指定します。月次報告は、ある目的のために十分である一方で、受入の誤差が発生している場合はより迅速な対応が必要です。
訂正が記録されているか、記録がバックアップされているか、そして契約終了時に完全な履歴が提供されるかを確認してください。エクスポートフォーマットは重要です。在庫バランスを示すスプレッドシートは、そのバランスを説明するために必要な付属資料、イベント履歴、および承認履歴を省略することがあります。
プロジェクトの要件に適合する保留期間を使用する。倉庫の通常のポリシーがすべての法的、税務、資金調達、保険、または契約上のニーズをカバーしていると仮定しない。設備が保管から出た後、所有者のコピーの維持責任を割り当てる。
その記録の背後にあるメカニズムについては、参照ください 倉庫が太陽電池モジュールのシリアル番号を追跡する方法.
計画を調達および現場配達と結びつけます
のために 太陽電池の調達チーム次に、機器データおよびスケジュールを同じ業務範囲のレビューに統合する。使用する コストリeadinessチェックリスト 未解決の仮定を確認する前に要求する 太陽電池エネルギー貯蔵および倉庫保管支援実際のプロジェクトに対して必要なサービスと利用可能な容量を確認する。
関連する質問
倉庫受領書はSafe Harbor資格の証明になりますか？
受領書は、明示された範囲の事実と出来事を記録します。税制優遇の適用資格は、取引全体、適用規則、証拠によって判断されます。受領書だけで十分と考える前に、プロジェクトの税務専門家が要件を定める必要があります。
モジュールレベルのスキャンは常に必要ですか？
識別方法はプロジェクトと包装によって異なります。実物スキャン、検証済み供給者ファイル、パレット対応表などの可否を定め、各方法で確認する事項と未確認の事項を記録してください。
倉庫が変更されたとき、記録はどうなるべきですか？
合意した入庫、在庫、移動、例外、出庫承認、出荷の履歴と添付書類を出力します。移管中は数量を照合し識別情報を維持してください。元の契約が終わる前にアクセスと保存条件を定めます。
出荷前にサンプルを確認する
受入パッケージの削除済みデータ、在庫輸出、例外履歴、および出庫承認記録を要求する。プロジェクトの証拠要件に責任を持つ人々と確認した後、 貯蔵および報告の業務範囲について検討する その要件を使用する。